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CUÁNDO CONTRATAR UN ASISTENTE O SECRETARIA VIRTUAL

En innumerables ocasiones hemos comentado y hecho aclaraciones acerca de qué es un Asistente Virtual o una Secretaria Virtual, para qué sirve, en qué nos puede ayudar y que ventajas tiene, pero hasta ahora no habíamos comentado cuándo se hace necesario o imprescindible contratarlo. En la era de la Apps para dispositivos móviles, debemos tener en cuanta que según los últimos estudios en España el número de Líneas Móviles supera al de la población con un incremento de hasta el 100,5% para situarse en un total de 44,3 Millones de Líneas en este año 2013 que termina. Un estudio reciente a determinado que el 27,6% de unidades corresponden a Smartphones, el 7,3% a Tablets y el 2,1% a Televisores conectados a Internet (Datos de 2012) (MADRID DE APPDATE INFORME 2013). En definitiva y como dato clave, decir que en España se descargan alrededor de 4 Millones de Apps al día y que el uso medio por español es de 15 Aplicaciones por terminal, aunque en la mayoría de los casos  se usan en una sola y única ocasión y una vez la hemos probado se eliminan (CINCO DÍAS).

Aunque un Asistente Virtual no es una App propiamente dicha si que podemos, dándole un uso adecuado, convertirla en una App con múltiples utilidades que van a ayudarnos a realizar nuestro trabajo de forma más completa y efectiva. A la mayoría de Profesionales no nos importa utilizar Aplicaciones para prácticamente cada necesidad pero la mayoría de las ocasiones no es precisamente una necesidad lo que nos impulsa a descargarla, desde un GPS que nos indique el camino más corto y menos transitado a un destino determinado, hasta otra que nos indica que se nos ha caducado el Bacon en la nevera, pero por el contrario no disponemos de contestador en la Oficina, no respondemos al Teléfono o simplemente no atendemos a los mensaje del Buzón de Voz.

Debemos pensar e incluir como una costumbre más insustituible que la respuesta al teléfono es la primera imagen de nuestra empresa y que sin duda alguna esa primera percepción es fundamental para conseguir el objetivo primordial de cualquier tipo de marca, una respuesta profesional al servicio de nuestros clientes.

No contestar al teléfono da una imagen muy pobre, poco seria y sobre todo hace que perdamos a un cliente con casi toda seguridad porque intentará encontrar en otra parte aquello que está buscando. Un Asistente Virtual o una Secretaria Virtual no es un holograma que nos despierta cada mañana, o un robot que nos cuelga la chaqueta o nos prepara el café. Es una opción o una alternativa perfectamente integrada en la estructura de cualquier empresa a diferencia que este tipo de contrataciones, por lo general, se externalizan y aunque el abanico de precios y oferta es muy amplio, supone un ahorro muy considerable sobre todo para aquellos que no pueden permitirse la contratación de una persona para la labor de atender el teléfono o el control de la agenda. Existen momento en que este tipo de contratación se hace imprescindible.

Seguro que todos tenemos alguna hora de descanso en nuestra Jornada Laboral, Vacaciones, Bajas por Enfermedad, Variedad de Horarios, Reuniones de Empresas, Viajes de Negocio, etc. Es entonces cuando la contratación de este tipo de Servicios se hace vital para continuar con la actividad. Las Empresas de Secretaria Virtual varían en cuanto a los Servicios que ofrecen a sus clientes pero en el caso concreto que nos ocupa, digalia (www.digalia.com)siempre ha intentado ir un paso por delante del resto y no sólo se limita a la Atención Telefónica y completa su catálogo con la Gestión de Agenda en sus modalidades PBA y BAC que permiten además sincronizarla con cualquier dispositivo de forma instantánea con lo que el Cliente está informado al segundo de cualquier modificación que se produce en ella, pero además amplia su oferta con servicios adicionales como el de Organización de Eventos o Viajes de Empresa. Este tipo de Servicios es ideal para aquellos que quieren disponer de una atención continuada por un coste muy por debajo de lo que se pueda imaginar. Hemos de pensar que por un importe aproximado de 100,00 Euros/Mes (Importe Medio), se puede tener un Asistente Virtual pendiente de nuestro Teléfono y nuestra Agenda 24 horas, 30 días al mes.