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QUÉ ES UN ASISTENTE O SECRETARIA VIRTUAL Y PARA QUÉ SIRVE.

Seguro que en estos tiempos de las Nuevas Tecnologías, palabras como: Apps, CEO’s, Startup, Hashtag, Whattsapp, Dropbox, Google Calendar, etc., nos suenan a todos o por lo menos las hemos oído en alguna ocasión y además sabemos con toda certeza a que hacen referencia, para que ha sido creadas y cual es la función que desempeña cada una de ellas, pero lo mejor de todo es que casi todos nosotros o una gran mayoría ha usado alguna de ellas en alguna ocasión.

Existen otra infinidad de palabras que quizás no son tan conocidas o habituales en lo cotidiano, tanto en la vida social, el trabajo o en las relaciones de pareja pero a buen seguro que ya empiezan a sonar con bastante frecuencia o por lo menos sabemos que las hemos leído o escuchado a través de los medios o en el leguaje coloquial de los usuarios habituales de estos Servicios. Palabras como Secretaria Virtual, Asistente Virtual, Teléfono o Agenda Virtual, se hacen más comunes y necesarias para mejorar en la Gestión de nuestro trabajo.

Cuántas veces nos preguntamos qué significa, qué es y para que sirven este tipo de Servicios Virtuales, pues bien, en este artículo vamos a intentar ayudar a entenderlo y explicar que significan y que ventajas suponen para el quehacer diario de una Empresa, Pyme o Autónomo que no pueda permitirse disponer de un Call Center o una Secretaria, por el coste elevado que supone.

Las Secretarias Virtuales o Asistente Virtuales son personas que atienden el Teléfono de cualquier Empresa de forma personalizada, de manera que la persona que llama entiende que habla directamente con la Secretaria de un Ejecutivo, Director o Agente Comercial de forma exclusiva respondiendo en el momento de atender la llamada con el mensaje de la Marca que le ha contratado. Otra ventaja principal es la Gestión de la Agenda Profesional de cada Firma, Despacho Profesional o Consulta Médica Especializada, que permite tener un control total sobre el volumen de llamadas y Citas que se producen cada día y a cualquier hora y bien, una vez explicado esto, la mayoría se pregunta donde está la ventaja, pues vamos a intentar explicarlo. En la mayoría de los casos, esta reside en el precio, hay que tener en cuenta que el pago es por Servicio Contratado y aunque se pague una Cuota Mínima Mensual, ésta suele incluir varios complementos como la Asignación de un Número Privado, Buzón de Voz, Altas de Agenda y Calendarios, Envío de SMS urgente para avisos importantes, Informes de la Actividad Diaria y otro tipo de aplicaciones en función de cada empresa.

Es muy importante saber, como dato indiscutiblemente ventajoso respecto al de disponer de una persona física para este tipo de gestiones, que el coste por mes se reduce contratando a este tipo de Empresas Especializadas, en muchos casos en más de un 70% y como nota importante comentar que por supuesto que se eliminan situaciones de Absentismo Laboral, Bajas por Enfermedad, Ausencias, Vacaciones, Pagas Extras, Seguros Sociales, etc, para un Servicio de 24 horas, 7 días a la semana, 365 días al año, en el que el Teléfono siempre estará atendido con una respuesta profesional y acorde a lo que cada cliente demanda para momentos en los que la Calidad y el Posicionamiento de un Nombre Comercial no sólo está determinado por lo que si es seguro que ha oído prácticamente todo aquel que tiene un Negocio como: Posicionamiento Global, SEO, Adwords, Redes Sociales, etc.

Debemos tener siempre en cuenta, que estar en Facebook, Twitter, Linkedin, conseguir un buen posicionamiento en buscadores como Google, la Activación de Adwords y otro tipo de herramientas, son fundamentales y muy prácticas pero jamás debemos olvidar que en la mayoría de las ocasiones el primer contacto siempre se produce a través del Teléfono y si no disponemos de alguien que lo haga con una respuesta profesional, amable y con la mera labor de intentar solucionar y gestionar la llamada telefónica con todos los recursos disponibles, podemos perder un cliente que sin duda, es fundamental para el crecimiento de una Marca.

Luego existen diversas opciones alternativas a la Líneas de Teléfono convencional que ofrecen infinidad de operadoras con un inacabado listado de ofertas como el creciente auge de Lineas IP o sobre VOZ IP que permiten disponer de los mismos servicios que cualquier teléfono pero con un coste mucho más reducido y amplitud de posibilidades de Conectividad, Identificación de Llamada, Desvíos o Transferencias de Llamada sumando a todo esto las posibilidad de mantener el mismo número para siempre y poder desplazar a cualquier destino mundial ya que las llamadas se realizan a través de una conexión de Internet. En artículos y post futuros ya iremos profundizando en este tipo de Tecnologías. Hasta el Lunes próximo.